PRZEWODNIK DLA STUDENTÓW WYJEŻDŻAJĄCYCH W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+ 

• Koordynator Programu Erasmus+ Wydziału Studiów Edukacyjnych: dr Marta Kędzia
• Administrator Programu Erasmus+ Wydziału Studiów Edukacyjnych: dr Paulina Peret-Drążewska
• Administrator Programu Erasmus+ Wydziału Studiów Edukacyjnych: dr Anna Sobczak

I         Etapy postępowania związane z udziałem studenta w programie Erasmus+ PRZED WYJAZDEM:

• REKRUTACJA:

1. Złożenie dokumentów aplikacyjnych na wyjazd (wytyczne dostępne są w wydziałowym regulaminie Erasmus+).
   1. Student rejestruje się i wypełnia wniosek (m.in. wybierając uczelnię z oferty wyjazdów, okres wyjazdu) w systemie USOSweb, w zakładce „wymiana studencka”.
   2. Następnie dostarcza Koordynatorowi lub Administratorowi Wydziałowemu Erasmus+ WSE wymagane w regulaminie Erasmus+ dokumenty (m.in):

• zaświadczenie o średniej ocen z całego okresu studiów poprzedzającego wyjazd (absolwenci studiów licencjackich z innych wydziałów dostarczają z nich zaświadczenie o średniej ocen oraz zaświadczenie o średniej ocen za okres studiów na WSE).
• oświadczenie o zobowiązaniu do realizacji różnic programowych wynikających z udziału w wymianie studenckiej Erasmus+. (Wzór w zakładce DOKUMENTY STUDIA).
• zgoda promotora pracy licencjackiej/ magisterskiej/ doktorskiej na wyjazd w ramach programu Erasmus+ (zgodę należy dostarczyć, gdy ma się wyznaczonego promotora. Wzór w zakładce DOKUMENTY STUDIA).
• certyfikaty językowe lub inne dokumenty potwierdzające znajomość języków obcych. (Kserokopie).
• zaświadczenia udziału w konferencjach naukowych, o działalności w organizacjach studenckich i społecznych oraz innych formach aktywności. (Kserokopie).

Informacja o terminach otwarcia rejestracji, dostarczenia dokumentów oraz rozmowy rekrutacyjnej jest podawana corocznie w zakładce rekrutacja studia.

2. Odbycie rozmowy kwalifikacyjnej w języku obcym. Rozmowa odbywa się przed komisją, jest prowadzona w języku angielskim lub niemieckim, chyba że student wskaże inny (język obowiązujący w uczelni partnerskiej/zagranicznej) podczas dostarczenia dokumentów do Koordynatora/Administratora. UWAGA! Przed dniem rozmów na Studenckie Konto Pocztowe zostanie przesłany harmonogram rekrutacji.
3. Zakwalifikowanie na wyjazd. Informacja o decyzji komisji rekrutacyjnej jest przekazywana w formie elektronicznej na indywidualne konto w Studenckim Serwisie Pocztowym UAM. Po procedurze rekrutacyjnej Koordynator Wydziałowy Erasmus+ WSE przekazuje uczelniom przyjmującym listę osób nominowanych do wyjazdu zagranicznego.
4. Obowiązkowe uczestnictwo w spotkaniu informacyjnym (organizowanym przez Koordynatora Wydziałowego Erasmus+) dla osób zakwalifikowanych do wyjazdu zagranicznego. Ponadto śledzenie informacji na stronie internetowej Erasmus+ WSE oraz regularne odbieranie wiadomości w Studenckim Serwisie Pocztowym UAM.

• APLIKACJA DO UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ:

Rozpoczęcie procedury aplikacyjnej (wypełniania aplikacji online itd.) z reguły jest możliwe dopiero po przekazaniu uczelni przyjmującej listy studentów nominowanych (wyjeżdżających) z WSE. Uczelnia przyjmująca najczęściej kontaktuje się z nominowanymi studentami przekazując im instrukcje aplikacyjne.

Wzory wszystkich dokumentów wymienionych poniżej są dostępne w zakładce: Dokumenty Studia.

1. Wybór przedmiotów (modułów), które będą realizowane w uczelni przyjmującej. Student samodzielnie poszukuje ich na stronie internetowej uczelni przyjmującej (zagranicznej) oraz wpisuje je w Learning Agreement Before the Mobility (patrz pkt. 4).
2. Wybierając przedmioty na uczelni przyjmującej (zagranicznej) należy pamiętać, że student zobowiązany jest zdobyć 30 punktów ECTS za semestr.
3. Wypełnienie Application Form (AF – formularz aplikacji) – samodzielne dokonanie aplikacji na uczelnię przyjmującą, postępując zgodnie z przyjętą na niej procedurą aplikacyjną. Dostarczenie jednego egzemplarza AF do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE. Jeśli rejestracja (aplikacja) odbywa się online i nie ma możliwości wydrukowania AF, to należy dostarczyć potwierdzenie dokonania aplikacji oraz dodatkowo wypełnić wersję AF z UAM – (tylko strony dotyczące danych osobowych kandydata, zdjęcie nie jest konieczne).
4. Wypełnienie Learning Agreement (LA – porozumienia o programie zajęć) – umowy między studentem, uczelnią macierzystą oraz uczelnią przyjmującą. LA wypełnia się na wzorze uczelni przyjmującej (często w czasie procedury aplikacyjnej). W standardowej wersji LA przed wyjazdem Student uzupełnia wyłącznie LA Before the mobility, w którym wpisuje przedmioty realizowane na uczelni przyjmującej (zagranicznej) wraz z liczbą punktów ECTS (Tabela A) oraz przedmioty, które zgodnie z programem studiów realizowałby w czasie wyjazdu na uczelni macierzystej – wyłącznie ekwiwalenty przedmiotów z uczelni przyjmującej, wpisane w języku angielskim lub polskim (Tabela B). Przedmioty powinny pokrywać się z uwzględnionymi w Karcie Ekwiwalencji (patrz pkt. 7). W LA nie zawieramy przedmiotów: wyznaczonych jako różnice programowe oraz innych przedmiotów zaliczonych w tym czasie na WSE UAM. Wypełniony LA należy dostarczyć w trzech egzemplarzach do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE. Jeden egzemplarz LA jest dla Studenta, drugi dla Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE, trzeci dla Koordynatora uczelni przyjmującej – na wszystkich egzemplarzach powinny być oryginalne podpisy i pieczęcie.
5. W dalszej kolejności wypełnienie LA Before the Mobility w systemie USOSweb, gdzie przedmioty Student wpisuje nazwą oryginalną i w nawiasie z tłumaczeniem na język polski w tej samej rubryce (wpisanie tych samych przedmiotów, co w wersji papierowej wraz z liczbą punktów ECTS).
6. Jeżeli jest to konieczne – wypełnienie Accommodation Form (AcF) czyli wniosku o zakwaterowanie w miejscu pobytu za granicą (zazwyczaj: akademik). Wniosek ten jest z reguły dostępny na stronie internetowej uczelni przyjmującej. Student może zorganizować sobie inne miejsce pobytu za granicą (stancja, mieszkanie studenckie, hostel itp.).
7. Wypisanie Karty Ekwiwalencji (KE), która zawiera listę przedmiotów z programu kształcenia WSE i przypisane im ekwiwalenty (odpowiedniki) przedmiotu z programu uczelni przyjmującej. Nazwy przedmiotów powinny być w pisane w języku oryginalnym kraju oraz w języku polskim. Należy skonsultować KE z Koordynatorem Specjalnościowym, gdyż po powrocie z wyjazdu to on będzie ją akceptował i wyznaczał różnice programowe. Lista Koordynatorów Specjalnościowych podana jest na stronie Wydziałowej. Przedmioty WSE na dany semestr/rok akademicki określonej specjalności zawarte są w programie studiów. Dobierając ekwiwalenty student może brać pod uwagę wszystkie przedmioty WSE (ogólne i specjalnościowe) z danego okresu studiów, w którym będzie przebywał na uczelni przyjmującej.
8. Różnice programowe, które student będzie musiał zrealizować po powrocie na uczelnię macierzystą nie dotyczą przedmiotów ogólnych, tylko przedmiotów specjalnościowych, egzaminu z języka obcego oraz praktyk (przy założeniu, że student zdobył 30 punktów ECTS za semestr).
9. Po dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów (AF, LA, AcF, KE oraz ewentualnie innych wymaganych przez uczelnię przyjmującą), do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE zostają one podpisane przez w/w Koordynatora lub/i Prodziekan ds. studenckich. Następnie jeden zestaw dokumentów zostaje wysłany przez Studenta do uczelni przyjmującej (jeśli jest to wymagane w procedurze aplikacyjnej), drugi zostaje u Koordynatora, a trzeci Student zachowuje dla siebie.
10. W momencie, gdy dokumenty w wersji oryginalnej dotrą na uczelnie przyjmującą Student zostanie poinformowany e-mailem o dalszej instrukcji wynikającej z indywidualnych praktyk uczelni przyjmujących, (np. dokonanie poprawek w LA i inne informacje dotyczące zakwaterowania, obsługi studentów, przyszłego roku akademickiego itp.).
11. Wystawienie Acceptance Letter – Uczelnia przyjmująca przesyła list potwierdzający zakończenie procedury aplikacyjnej i przyjęcie Studenta do programu wymiany. Często jest to list elektroniczny, który należy wydrukować i dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE.
12. Wykonanie testu językowego OLS umożliwiającego rozpoczęcie kursu językowego online. Obowiązek użytkowania systemu dotyczy studentów, dla których językiem wykładowym (studia)/roboczym (praktyki, praca w projekcie EVS) jest: włoski, hiszpański, angielski, niemiecki, niderlandzki, francuski, czeski, duński, grecki, portugalski, szwedzki. Corocznie ta oferta jest wzbogacana i rozszerzana o pozostałe języki oficjalne UE.
13. Podpisanie Umowy Finansowej u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE. Dotyczy ona warunków finansowych wymiany, określa wartość przyznanego stypendium, sposób jego wypłaty oraz długość pobytu. Do wygenerowania umowy konieczne jest dostarczenie: zaświadczenia o zaliczonym semestrze/roku/etapie studiów poprzedzającego wyjazd, potwierdzenia terminów rozpoczęcia i zakończenia studiów z uczelni przyjmującej (wydruk ze strony internetowej lub z wiadomości e-mail), wykonanie testu językowego online (OLS) oraz podanie numeru konta bankowego (student może go samodzielnie wpisać w systemie USOS). Umowa Finansowa podpisywana jest pod koniec roku akademickiego, poprzedzającego wyjazd na stypendium (lipiec/sierpień) lub przed rozpoczęciem wyjazdu (wrzesień/październik). Umowa powstaje w trzech jednobrzmiących egzemplarzach – jedna zostaje dostarczona do Działu Współpracy z Zagranicą, druga zostaje u Koordynatora, trzecia jest dla Studenta.

Podpisanie umowy finansowej jest możliwe, gdy Student dostarczył wszystkie wymagane dokumenty wraz  z  Acceptance  Letter  oraz  zaliczył  wszystkie etapy studiów poprzedzające wyjazd. W przypadku studentów rekrutujących się na III roku pierwszego stopnia przed podpisaniem umowy wymagane jest dostarczenie zaświadczenia o przyjęciu na studia drugiego stopnia (magisterskie) Wydziału Studiów Edukacyjnych.

Wypłata stypendium następuje w ciągu 3 tygodni po podpisaniu umowy finansowej. Stypendium wypłacane jest jednorazowo na semestr pobytu w kwocie odpowiadającej 90% dofinansowania. Pozostałe 10% dofinansowania student otrzyma po rozliczeniu wyjazdu na macierzystej uczelni. W przypadku pobytu przez cały rok akademicki wypłata środków następuje w dwóch ratach (II rata na początku semestru letniego – według tych samych wytycznych).

14. Przy podpisaniu umowy finansowej u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE należy odebrać zaświadczenie o przyznaniu stypendium, które potrzebne jest często do uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ. Wszelkie sprawy związane z ubezpieczeniem zdrowotnym w NFZ są wykonywane indywidualnie i samodzielnie przez studenta (tzw. Karta EKUZ na czas wyjazdu).
15. Uczelnia nie ma obowiązku wykupienia polis ubezpieczeniowych dla studenta na czas jego podróży oraz pobytu za granicą. Student ubezpiecza się we własnym zakresie.
16. Samodzielne planowanie i opłata podróży do państwa przyjmującego, w którym znajduje się uczelnia partnerska.
17. Kontakt drogą elektroniczną (e-mail) z Koordynatorem Wydziałowym Erasmus+ WSE we wszystkich sprawach dotyczących wyjazdu zagranicznego.
18. Wyjazd na stypendium 😉

II         Etapy postępowania związane z udziałem studenta w programie Erasmus+                                                PO PRZYJEŹDZIE I W TRAKCIE TRWANIA STUDIÓW NA UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ:

1. Student zgłasza się do Działu Współpracy z Zagranicą uczelni przyjmującej w celu załatwienia spraw administracyjnych i socjalnych (m.in. potwierdzenie Confirmation of Erasmus Study Period – zobacz rozdz. III, pkt. 1) oraz dokumentów, internetowego systemu uniwersyteckiego i legitymacji studenckiej uczelni przyjmującej.
2. Student zgłasza się do Koordynatora Wydziałowego na uczelni przyjmującej, który pomaga mu w kwestiach akademickich i merytorycznych związanych ze studiami, np. zaktualizowanie zmian w LA.
3. Student potwierdza przyjazd do uczelni przyjmującej, podaje adres kontaktowy oraz adres e-mail w czasie pobytu za granicą Koordynatorowi Wydziałowemu Erasmus+ na WSE.
4. Weryfikacja zmian w LA Student dokonuje ostatecznych zmian przedmiotów i uzupełnia je w dokumencie papierowym LA During the Mobility, a także w LA During na USOSweb WSE (Student kontaktuje się mailowo z Administratorem Wydziałowym Erasmus+ i prosi o otwarcie możliwości nanoszenia zmian w USOSweb). Zmiany przedmiotów powinny być uzgodnione z Koordynatorem Specjalnościowym i ostatecznie po jego aprobacie przekazane do Koordynatora programu Erasmus+ WSE. Wszelkie zmiany należy dokonać w trakcie pobytu na uczelni zagranicznej. Po naniesieniu zmian w dokumencie LA During w systemie USOSweb Student ponownie kontaktuje się z Koordynatorem lub Administratorem Wydziałowym Erasmus+ i prosi o zatwierdzenie naniesionych zmian (kontakt e-mail).

Student przesyła podpisany przez siebie oraz Koordynatora uczelni przyjmującej oryginał dokumentu LA Before the Mobility oraz LA During the Mobility z należytymi podpisami i pieczęciami pocztą tradycyjną do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE. Koordynator Erasmus+ WSE odsyła podpisane przez siebie LA e-mailem do studenta (skan), który dostarcza dokument na uczelni przyjmującej. Na dokonanie zmian w wersji papierowej oraz w USOSweb na dokumencie LA During the Mobility student ma czas 4 tygodni od rozpoczęcia mobilności.

5. W trakcie pobytu na Uczelni zagranicznej Student studiuje, kształtuje kompetencje językowe online używając kursu językowego OLS oraz zdaje egzaminy i uzyskuje zaliczenia, które pozwolą mu na zdobycie wymaganej do zaliczenia semestru/roku akademickiego liczby punktów ECTS. Ponadto Student kontaktuje się z opiekunem pracy licencjackiej/ magisterskiej/ doktorskiej.

Student nie rejestruje się na przedmioty ogólne, a w przypadku automatycznego przypisania do grupy składa do dziekanatu wniosek o wypisanie z grupy zajęciowej. Student rejestruje się wyłącznie na seminarium licencjackie/magisterskie oraz te przedmioty, które uzgodnił przed wyjazdem z prowadzącym zajęcia na uczelni macierzystej (ustalił warunki zaliczenia przedmiotu). Student Erasmusa zobowiązany jest poinformować nauczycieli akademickich o nieuczestniczeniu w zajęciach z powodu wyjazdu na studia zagraniczne z początkiem roku akademickiego (po akceptacji zmian w dokumencie LA During the Mobility) – dotyczy to wyłącznie przedmiotów, które są wyznaczone jako różnice programowe lub będą musiały być zrealizowane na uczelni macierzystej.

III         Etapy postępowania związane z udziałem studenta w programie Erasmus+                                                 PRZED POWROTEM Z UCZELNI PRZYJMUJĄCEJ:

1. Po zdaniu wszystkich egzaminów i zaliczeń, przed wyjazdem Student zgłasza się do Działu Współpracy z Zagranicą na uczelni przyjmującej (zagranicznej) w celu potwierdzenia daty przyjazdu i wyjazdu na dokumencie Confirmation of Erasmus Study Period. Wobec dat na Confirmation obowiązuje tolerancja skrócenia pobytu o 5 dni względem dat zawartych na Umowie Finansowej. Oznacza to, że daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności na Confirmation mogą różnić się od daty na Umowie Finansowej, łącznie nie przekraczając 5 dni wobec skrócenia pobytu, w przeciwnym razie narośnie kwota do zwrotu stypendium zgodnie z przekroczoną liczbą dni, naliczając od pierwszego dnia przekroczenia dat zawartych na Umowie Finansowej lub może zaistnieć konieczność zwrotu części otrzymanego stypendium.
2. Student uzyskuje (lub uczelnia przyjmująca wysyła pocztą tradycyjną) Transcript of Records (TOR) lub LA After the Mobility (dokumenty równoważne), które zawierają wykaz studiowanych przedmiotów na uczelni partnerskiej (zagranicznej) z ocenami (zaliczenia albo egzaminy), sporządzony zgodnie z systemem ECTS lub w skali uczelnianej. Każdy przedmiot zaliczony przez studenta za granicą ma przyporządkowaną mu liczbą punktów ECTS. Wykaz zaliczeń musi być podpisany przez Koordynatora programu Erasmus+ uczelni przyjmującej. Dokument ten nie jest ważny, jeśli nie jest opatrzony odpowiednimi podpisami, pieczątkami i datami. Wykaz zaliczeń (TOR) jest tożsamym dokumentem z Learning Agreement – After the mobility. LA Before the Mobility wraz z dokumentem LA During the Mobility powinny być spójne z dokumentami LA zaakceptowanymi w systemie USOSweb oraz łącznie powinny stanowić zgodność z dokumentem TOR lub LA After the Mobility. 

IV         Etapy postępowania związane z udziałem studenta w programie Erasmus+                                                 PO POWROCIE NA MACIERZYSTĄ UCZELNIĘ:

1. Student przedstawia w uczelni macierzystej tzw. wykaz zaliczeń – TOR u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE – dokument sporządzany przez zagraniczną uczelnię partnerską i potwierdzający jego pobyt z granicą oraz wyniki w nauce (czasami Uczelnia przyjmująca sama przysyła do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE ten dokument, w takiej sytuacji student dostaje e-mail od w/w Koordynatora w celu odbioru dokumentu i możliwości rozliczenia z wyjazdu).
2. Student niezwłocznie przedstawia w uczelni macierzystej u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE dokument Confirmation of Erasmus Study Period, potwierdzający okres pobytu za granicą i należycie opieczętowany przez uczelnię przyjmującą. Na podstawie tego zaświadczenia będzie obliczona rzeczywista długość pobytu studenta na mobilności Erasmus+, a tym samym wysokość otrzymanego dofinansowania. W przypadku niezgodności dat (zgodnie z tolerancją 5 dni) zawartych w Umowie finansowej z datami na Confirmation of Erasmus Study Period, Koordynator Wydziałowy Erasmus+ WSE informuje o wysokości kwoty do zwrotu, która zostanie pobrana z 10% wstrzymanego od wypłaty przed wyjazdem. Jeżeli daty będą zgodne z zawartymi na Umowie finansowej lub będą obejmowały tolerancję skrócenia pobytu do 5 dni student otrzyma pozostałe 10% dofinansowania w całości.
3. Student zakończył kurs językowy online i wypełnił końcowy test biegłości jezykowej OLS. Student jako potwierdzenie  wykonania kursu OLS po powrocie przynosi wydrukowaną stronę z wynikiem oraz swoim imieniem i nazwiskiem.
4. Student drukuje i wypełnia (na podstawie TOR) Kartę Ekwiwalencji i Kartę Zaliczeniową – Erasmus (formularze i wzory wypełnienia są w zakładce: dokumenty studia). Wypisane karty przedstawia Koordynatorowi Erasmus+ WSE, który je zatwierdza. W dalszej kolejności Student udaje się do Koordynatora Specjalnościowego z Kartą Ekwiwalencji w celu wyznaczenia mu różnic programowych. Po wyznaczeniu różnic programowych Student kopię Karty Ekwiwalencji przynosi do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+. Kartę Zaliczeniową podpisuje Koordynator Erasmus+ WSE. Następnie obie Karty student składa w Dziekanacie studiów zgodnym z jego specjalnością.
5. W przypadku wyznaczonych przez Koordynatora Specjalnościowego różnic programowych Student prowadzi indywidualne konsultacje z prowadzącymi zajęcia i zdaje przedmioty na uczelni macierzystej. W tej sytuacji Student ma prawo złożyć wniosek o Indywidualną Organizację Studiów do Dziekan ds. studenckich i organizacji studiów prof. UAM dr hab. Kingi Kuszak.
6. Student wypełnia elektronicznie ankietę programu Erasmus+ i wydrukowaną pierwszą stronę ankiety składa jako potwierdzenie do Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE. UWAGA! Ankiety wysyłane są na studenckie konta pocztowe prosto z Centrali Komisji Europejskiej w związku z czym czasami wpływają do folderu SPAM! Prosimy systematycznie sprawdzać ten folder oraz pocztę uniwersytecką. Koordynator i Administratorzy Wydziałowi Erasmus+ nie mają możliwości przesłania do Państwa tej ankiety.

UWAGA! Student na Uczelni macierzystej dokonuje dwóch rozliczeń: finansowego – w Wydziałowym biurze Erasmus+ u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ oraz merytorycznego/przedmiotowego – w Dziekanacie zgodnym ze specjalnością studiów. Po rozliczeniu u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE student będzie mógł rozliczyć się w Dziekanacie. 

Transcript of Records (oryginał, lub LA After the Mobility), Karta Ekwiwalencji (kopia z podpisem Koordynatora Specjalności), zaświadczenie o pobycie (Confirmation of Study Period – oryginał), należycie i oryginalnie podpisany oraz podpieczętowany ostateczny LA Before the Mobility, LA During the Mobility, a także oba LA wypełnione w systemie USOSweb, ponadto wypełniony przed mobilnością i po mobilności test językowy OLS oraz wypełniona prawidłowo ankieta są warunkiem rozliczenia się ze stypendium Erasmusa+ u Koordynatora Wydziałowego Erasmus+ WSE.